PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx

PANDUAN PENGGUNAAN
AKSES_NGO.xlsx
AKSES_NGO.xlsx
Penggunaan AKSES_NGO yang merupakan program
sederhana akuntansi keuangan yang mudah dioperasikan
oleh staff keuangan yang tidak harus memiliki pengetahuan
teori akuntansi yang mendalam, namun tetap bisa
menghasilkan standar laporan keuangan Organisasi Nirlaba di
Indonesia yang telah ditetapkan oleh Ikatan Akuntan
Indonesia (IAI) yaitu Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan
(PSAK) nomor 45.
YAYASAN BINA INTEGRASI EDUKASI
YBIE
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
KATA PENGANTAR
Organisasi Nirlaba seperti NGO/LSM/CSO, Perkumpulan, Yayasan, Sarikat, Paguyuban, Lembaga
Pendidikan (PAUD s.d. Universitas), Panti Asuhan dan organisasi nirlaba sejenis, memiliki kewajiban
menyusun laporan keuangan seperti halnya organisasi bisnis. Namun format Laporan Keuangan
organisasi nirlaba yang merujuk pada PSAK 45 sangat berbeda dengan organisasi bisnis. Untuk itu
dalam buku ini penulis menyusun panduan penggunaan sebuah tamplate program akuntansi
keuangan sederhana menggunakan Ms. Excell (AKSES_NGO.xlsx) yang digunakan untuk mencatat
transaksi keuangan organisasi nirlaba secara otomatis dapat menghasilkan laporan keuangan berupa
Laporan Posisi Keuangan dan Laporan Aktivitas serta Laporan Realisasi Anggaran.
Staf keuangan tidak akan dibebani dengan konsep “Debit/Kredit” dan rumitnya rumus excell yang
digunakan, disini staf keuangan hanya memasukkan transaksi keuangan Pemasukan atau
Pengeluaran seperti halnya mencatat dalam buku Kas dan buku Bank, secara real time staf keuangan
dapat menyajikan laporan keuangan organisasi (Laporan Posisi Keuangan dan Laporan Aktivitas serta
Laporan Realisasi Anggaran).
Dengan tersusunnya AKSES_NGO.xlsx semoga dapat menambah ketersediaan software atau alat
bantu keuangan yang dapat menghasilkan Laporan Keuangan sesuai PSAK 45 yang secara sederhana
namun dapat memenuhi standar minimal laporan keuangan organisasi nirlaba. Transparansi dan
akuntabilitas organisasi nirlaba di Indonesia dapat tercapai sehingga dapat sejajar dengan organisasi
bisnis.
Dengan kesadaran yang penuh bahwasannya AKSES_NGO.xlsx tidak luput dari kekurangan dan
kesalahan, untuk itu kami mohon apabila anda memiliki saran yang dapat membantu dalam
penyempurnaan silahkan kirim ke sekretariat@integrasi-edukasi.org dan/atau ristanto@integrasiedukasi.org
Jakarta, Juli 2012
YAYASAN BINA INTEGRASI EDUKASI
1
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................................................................................ 1
A. MENGENAL AKSES_NGO.xlsx.................................................................................................. 3
B. MASUK APLIKASI PROGRAM EXCEL “AKSES_NGO”.................................................................. 3
C. MEMBUAT DATA.................................................................................................................... 4
1. SHEET “MENU”................................................................................................................. 4
2. SHEET “NO_AKUN”........................................................................................................... 5
3. SHEET “LPK”..................................................................................................................... 6
4. SHEET “LA”....................................................................................................................... 7
5. SHEET “ANGGARAN VS REALISASI”................................................................................... 8
D. INPUT TRANSAKSI................................................................................................................... 9
1. SHEET “JURNALPEMASUKAN”........................................................................................... 9
2. SHEET “JURNALPENGELUARAN”....................................................................................... 10
3. SHEET “JURNALNONKAS................................................................................................... 11
2
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
Panduan Penggunaan
Program Akuntansi berbasis Excell
AKSES_NGO.xlsx
A. MENGENAL AKSES_NGO
AKSES_NGO.xlsx adalah alat bantu akuntansi keuangan yang diperuntukkan bagi para pengelola
keuangan Organisasi Nirlaba di Indonesia.
AKSES_NGO.xlsx program akuntansi sederhana basis programnya menggunakan MS Excell
dengan harapan akan lebih mudah, karena tentunya dalam kegiatan sehari-hari para pengelola
keuangan sudah terbiasa menggunakan MS Excell.
Penggunaan AKSES_NGO yang merupakan program sederhana akuntansi keuangan yang mudah
dioperasikan oleh staff keuangan yang tidak harus memiliki pengetahuan teori akuntansi yang
mendalam, namun tetap bisa menghasilkan standar laporan keuangan Organisasi Nirlaba di
Indonesia yang telah ditetapkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) yaitu Pernyataan Standar
Akuntansi Keuangan (PSAK) nomor 45.
Laporan Standar yang dihasilkan :
1. LAPORAN POSISI KEUANGAN (LPK)
2. LAPORAN AKTIVITAS (LA)
Selain laporan keuangan yang standar, AKSES_NGO juga menghasilkan laporan pendukung yang
dirancang memudahkan manajemen dalam memantau dan mengambil keputusan dengan cepat
dan akurat.
Laporan Pendukung yang dihasilkan :
1. LAPORAN STATUS ANGGARAN (LSA)
B. MASUK APLIKASI PROGRAM EXCEL “AKSES_NGO”.
1. Buka file “AKSES_NGO.xlsx
2. Simpan file dengan nama baru sesuai nama lembaga dan tahun pembukuan :
a. Klik Menu Excel pilih Save As
b. Klik Excell Workbook > pilih tempat menyimpan > Ketik nama baru
c. Klik Save
AKSES_NGO.xlsx dipergunakan untuk 1 (satu) periode pembukuan atau periode 1 tahun, untuk
penggunaan pada periode tahun selanjutnya Anda harus membuat file yang baru.
3
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
C. MEMBUAT DATA.
Yang harus dilakukan sebelum menggunakan aplikasi akuntansi sederhana (AKSES_NGO) untuk
pembukuan lembaga.
1. SHEET “MENU”
Memasukkan Nama Lembaga dan Tanggal Laporan.
Pilih Sheet “Menu” :
Adalah untuk mengganti Nama Lembaga dan periode tanggal laporan sebagai header setiap
laporan agar sesuai dengan Nama Lembaga dan periode tanggal laporan.
Tahapan yang dilakukan sebagai berikut :
a. Ubah “Nama Lembaga” sesuai dengan Nama Lembaga yang menggunakan
b. Ubah “Tanggal Laporan” sesuai periode pembukuan
4
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
2. SHEET “NO AKUN”
Menyusun Nomor Akun dan Nama Akun.
Pilih Sheet “No_Akun” atau pada Menu Utama Klik “Daftar Akun” :
Adalah lembar kerja yang berisi Daftar Akun berupa kode atau nomor dan nama akun
sebagai alat identifikasi pengelompokan transaksi yang sejenis dan juga berisi saldo awal
periode pembukuan.
Tahapan yang dilakukan sebagai berikut :
a. Mengisi kolom “NO AKUN” sesuaikan dengan kombinasi nomor akun kebutuhan
Lembaga, sebanyak 4 Digit.
b. Mengisi kolom “NAMA AKUN” sesuai dengan nama akun transaksi masing-masing
nomor akun lembaga
c. Mengisi kolom “POS” sesuai kelompok akun apakah “DEBIT” atau “KREDIT”
Catatan :
KELOMPOK
POS
KETERANGAN
Aset / Harta
DEBIT
Kecuali Akumulasi Penyusutan “KREDIT”
Hutang / Kewajiban
KREDIT
Aset Bersih
KREDIT
Penerimaan
KREDIT
Biaya
DEBIT
d. Mengisi kolom “SALDO AWAL” isikan nilai saldo periode tahun sebelumnya untuk
kelompok Akun Aset / Harta, Hutang / Kewajiban, dan Aset Bersih
PERHATIAN :
“Jumlah Kolom DEBIT (=) Jumlah kolom KREDIT” ditandai dengan tulisan “SAMA”
pada sel D3
5
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
Insert Row atau Baris, jika baris yang disediakan kurang :
a.
b.
c.
d.
Blok jumlah baris yang akan ditambahkan > Klik “Insert Sheet Rows”
Blok baris atasnya > Klik “Copy”
Blok sesuai jumlah baris yang baru > Klik “Paste”
Lakukan langkah pengisian Nomor Akun dan Nama Akun pada baris yang baru
3. SHEET “LPK”
Menyusun Laporan Posisi Keuangan (LPK)
Pilih Sheet “LPK” atau pada Menu Utama Klik “LPK”
Adalah Laporan Keuangan yang menyajikan jumlah Aset / Harta, Hutang / Kewajiban, dan
Aset Bersih lembaga.
Tahapan yang dilakukan sebagai berikut :
 Isi kolom “NOMOR AKUN” sesuai yang ada di sheet “NO AKUN”, hanya untuk kelompok
Akun Aset / Harta, Hutang / Kewajiban, dan Aset Bersih
Catatan : Kolom : NAMA AKUN, POS, DEBIT, dan KREDIT otomatis akan terisi
PERHATIAN : “DILARANG MENGHAPUS pada kolom NAMA AKUN, POS, DEBIT, dan KREDIT”
6
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
Insert Row atau Baris, jika baris yang disediakan kurang :
a. Blok jumlah baris yang akan ditambahkan > Klik “Insert Sheet Rows” (di atas baris ASET
BERSIH)
b. Blok baris atasnya > Klik “Copy”
c. Blok baris yang baru > Klik “Paste”
d. Isi kolom NOMOR AKUN pada baris yang baru
4. SHEET “LA”
Menyusun Laporan Aktivitas (LA)
Pilih sheet “LA” atau pada Menu Utama Klik “LA”
Adalah Laporan Keuangan yang menyajikan jumlah Penerimaan, Biaya dan Aset Bersih pada
Periode Berjalan lembaga.
Tahapan yang dilakukan sebagai berikut :
 Isi kolom “NOMOR AKUN” sesuai yang ada di sheet “NO AKUN”, hanya untuk kelompok
Penerimaan, dan Biaya
Catatan : Kolom : NAMA AKUN, POS, DEBIT, dan KREDIT otomatis akan terisi
PERHATIAN : “DILARANG MENGHAPUS pada kolom NAMA AKUN, POS, DEBIT, dan KREDIT”
Insert Row atau Baris, jika baris yang disediakan kurang :
a. Blok jumlah baris yang akan ditambahkan > Klik “Insert Sheet Rows” (untuk kelompok
Pendapatan di atas baris JUMLAH PENDAPATAN; untuk kelompok Biaya Program di atas
baris JUMLAH BIAYA PROGRAM; untuk kelompok Biaya Administrasi & Sekertariat di
atas baris JUMLAH BIAYA ADMINISTRASI & SEKERTARIAT)
7
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
b. Blok baris atasnya > Klik “Copy”
c. Blok baris yang baru > Klik “Paste”
d. Isi kolom NOMOR AKUN pada baris yang baru
5. SHEET “ANGGARAN VS REALISASI”
Menyusun Laporan Status Anggaran (LSA)
Pilih sheet “ANGGARAN vs REALISASI” atau pada Menu Utama Klik “LSA”
Adalah Laporan Keuangan yang menyajikan perbandingan antara jumlah Penerimaan yang
dianggarkan dengan realisasi, dan Jumlah Biaya yang dianggarkan dengan realisasi dalam
satu periode pembukuan lembaga.
Tahapan yang dilakukan sebagai berikut :
a. Isi kolom “NO ANGG” sesuai dengan nomor anggaran/id anggaran yang dilaksanakan
b. Isi kolom “MATA ANGGARAN” sesuai dengan nama item anggaran yang dilaksanakan
c. Isi kolom “ANGGARAN” sesuai dengan nilai anggaran masing-masing item anggaran
Insert Row atau Baris, jika baris yang disediakan kurang :
a. Blok jumlah baris yang akan ditambahkan > Klik “Insert Sheet Rows” (untuk kelompok
Penerimaan di atas baris JUMLAH PENERIMAAN; untuk kelompok Pengeluaran di atas
baris JUMLAH PENGELUARAN)
b. Blok baris atasnya > Klik “Copy”
8
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
c. Blok baris yang baru > Klik “Paste”
d. Lakukan langkah menyusun Laporan Status Anggaran
D. INPUT TRANSAKSI
1. SHEET “JURNAL PEMASUKAN”
Pilih sheet “JURNAL PEMASUKAN” atau pada Menu Utama Klik “JURNAL PEMASUKAN”
Adalah media untuk mencatat transaksi penerimaan uang ke dalam Kas dan Bank.
Tahapan yang dilakukan sebagai berikut :
a. Isi kolom “TANGGAL” sesuai dengan tanggal transaksi
b. Isi kolom “ URAIAN” sesuai dengan uraian transaksi
c. Isi kolom “REFF” sesuai nomor bukti transaksi
d. Isi kolom “BATASAN” sesuai dengan jenis batasan dana yang diterima (Tidak Terikat,
Terikat Sementara, atau Terikat Permanen)
e. Isi kolom “NO AKUN” dengan nomor akun yang sesuai jenis transaksi penerimaan.
f. Isi kolom “NO ANGG” dengan nomor anggaran yang ada di sheet ANGGARAN vs
REALISASI sesuai dengan jenis penerimaannya.
g. Kolom “NAMA REKENING” terisi secara otomatis sesuai pilihan pada kolom NO AKUN
h. Isi kolom “PENERIMAAN” sesuai jumlah uang yang diterima/masuk
i. Isi kolom “KAS/BANK” dengan nomor akun Kas atau Bank sesuai dimana uang disimpan
Insert Row atau Baris, jika baris yang disediakan kurang :
a. Blok jumlah baris yang akan ditambahkan > Klik “Insert Sheet Rows” (di atas baris
JUMLAH)
b. Blok baris atasnya > Klik “Copy”
c. Blok baris yang baru > Klik “Paste”
PERHATIAN : kolom “NAMA REKENING” DILARANG KLIK “DEL atau DELETE”
9
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
2. SHEET “JURNAL PENGELUARAN”
Pilih sheet “JURNAL PENGELUARAN” atau pada Menu Utama Klik “JURNAL PENGELUARAN”
Adalah media untuk mencatat transaksi pengeluaran uang dari Kas dan Bank yang berupa
pembayaran.
Tahapan yang dilakukan sebagai berikut :
a. Isi kolom “TANGGAL” sesuai dengan tanggal transaksi
b. Isi kolom “ URAIAN” sesuai dengan uraian transaksi
c. Isi kolom “REFF” sesuai nomor bukti transaksi
d. Isi kolom “BATASAN” sesuai dengan jenis batasan sumberdana yang digunakan (Tidak
Terikat, Terikat Sementara, atau Terikat Permanen)
e. Isi kolom “NO AKUN” dengan nomor akun yang sesuai jenis transaksi pengeluaran
f. Isi kolom “NO ANGG” dengan nomor anggaran yang ada di sheet ANGGARAN vs
REALISASI sesuai dengan jenis pengeluarannya.
g. Kolom “NAMA REKENING” terisi secara otomatis sesuai pilihan pada kolom NO AKUN
h. Isi kolom “PENGELUARAN” sesuai jumlah uang yang dikeluarkan
i. Isi kolom “KAS/BANK” dengan nomor akun Kas atau Bank sesuai dengan dari mana uang
dikeluarkan
Insert Row atau Baris, jika baris yang disediakan kurang :
a. Blok jumlah baris yang akan ditambahkan > Klik “Insert Sheet Rows” (di atas baris
JUMLAH)
b. Blok baris atasnya > Klik “Copy”
c. Blok sesuai jumlah baris yang baru > Klik “Paste”
PERHATIAN : kolom “NAMA REKENING” DILARANG KLIK “DEL atau DELETE”
10
PANDUAN PENGGUNAAN AKSES_NGO.xlsx
YBIE
3. SHEET “JURNAL NONKAS”
Pilih sheet “JURNAL NONKAS” atau pada Menu Utama Klik “JURNAL NONKAS”
Adalah media untuk mencatat transaksi yang bukan transaksi Kas dan Bank.
Metode pencatatan yang digunakan “DOUBLE ENTRY SYSTEM” yaitu satu transaksi harus
dicatat pada pos DEBIT dan KREDIT. Jadi minimal pencatatan 1 (satu) transaksi pada 2 (dua)
baris.
Tahapan yang dilakukan sebagai berikut :
a. Isi kolom “TANGGAL” sesuai dengan tanggal transaksi
b. Isi kolom “ URAIAN” sesuai dengan uraian transaksi
c. Isi kolom “REFF” sesuai nomor bukti transaksi
d. Isi kolom “BATASAN” sesuai dengan jenis batasan dana yang diterima atau dipergunakan
(Tidak Terikat, Terikat Sementara, atau Terikat Permanen)
e. Isi kolom “NO AKUN” dengan nomor akun sesuai jenis transaksi
f. Isi kolom “NO ANGG” dengan nomor anggaran yang ada di sheet ANGGARAN vs
REALISASI sesuai dengan jenis transaksinya
g. Kolom “NAMA REKENING” terisi secara otomatis sesuai pilihan pada kolom NO AKUN
h. Isi kolom “DEBIT” sesuai jumlah nilai transaksi Debit
i. Isi kolom “KREDIT” sesuai jumlah nilai transaksi Kredit
PERHATIKAN : Tulisan pada sel I5,
Jika “BENAR” yang artinya Jumlah kolom DEBIT = Jumlah kolom KREDIT
Jika “SALAH” yang artinya Jumlah kolom DEBIT ≠ Jumlah kolom KREDIT
Insert Row atau Baris, jika baris yang disediakan kurang :
a. Blok jumlah baris yang akan ditambahkan > Klik “Insert Sheet Rows” (di atas baris
JUMLAH)
b. Blok baris atasnya > Klik “Copy”
c. Blok sesuai jumlah baris yang baru > Klik “Paste”
PERHATIAN : Pada kolom “NAMA REKENING” DILARANG KLIK “DEL atau DELETE”
11